Türkische Unternehmen prüfen: So bestätigen Sie, dass ein Lieferant echt, eingetragen und vertretungsbefugt ist

Bevor Sie mit einem neuen Lieferanten in der Türkei unterschreiben, müssen drei grundlegende Tatsachen geklärt sein. Das Unternehmen existiert als juristische Person. Es ist tatsächlich die Gesellschaft, mit der Sie den Vertrag schließen. Und die Person, mit der Sie verhandeln, ist berechtigt, für das Unternehmen zu handeln. Selbstverständlich? Ja. Aber genau hier beginnen viele grenzüberschreitende Probleme. Bei der Prüfung türkischer Unternehmen geht es darum, diese Tatsachen aus verlässlichen Quellen zu belegen, bevor Geld fließt.

Im Folgenden: was Sie anfordern sollten, welche Unterlagen wichtig sind, was jede davon belegt und wie Sie mit Lücken umgehen.

Mit der genauen Firmierung beginnenEin türkischer Lieferant verwendet unter Umständen einen Markennamen, einen Handelsnamen und einen Website-Namen, die alle von seiner eingetragenen Firmierung abweichen. Die Firmierung endet in der Regel mit der Rechtsform, zum Beispiel „Anonim Şirketi“ (A.Ş., eine Aktiengesellschaft) oder „Limited Şirketi“ (Ltd. Şti., eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Daneben gibt es Einzelunternehmen und Personengesellschaften, mit anderen haftungsrechtlichen Folgen.

Fordern Sie daher die vollständige Firmierung genau so an, wie sie eingetragen ist, einschließlich der Rechtsform. Fragen Sie nach der eingetragenen Anschrift, der Steuernummer und dem Handelsregisteramt, bei dem das Unternehmen eingetragen ist. Verwenden Sie diese Angaben dann einheitlich und wortgleich in Vertrag, Bestellung und Zahlungsanweisungen.

Unterlagen, die bei der Bestätigung eines türkischen Unternehmens helfenVerschiedene amtliche Unterlagen können helfen, die Existenz eines Unternehmens und seine wichtigsten Angaben zu bestätigen. Welche davon Sie einsehen können und auf welchem Weg, hängt von der jeweiligen Unterlage und davon ab, wer anfragt. Entscheidend ist, zu wissen, was jede Ihnen sagt.

HandelsregistereinträgeTürkische Unternehmen sind bei einem Handelsregisteramt eingetragen. Die Registereinträge zeigen Firmierung, Rechtsform, eingetragene Anschrift und eingetragenen Unternehmensgegenstand sowie Änderungen im Zeitverlauf.

Das türkische HandelsregisterblattWichtige gesellschaftsrechtliche Vorgänge, etwa die Gründung oder Änderungen von Anschrift, Kapital, Geschäftsführung oder Zeichnungsbefugnis, werden im türkischen Handelsregisterblatt (Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi) bekannt gemacht. Diese Bekanntmachungen helfen Ihnen, eine Chronik des Unternehmens zu erstellen, und zeigen, wer zur Vertretung befugt wurde.

Steuerliche RegistrierungJedes Unternehmen hat eine Steuernummer. Dieselbe Nummer auf Rechnung, Vertrag und in den amtlichen Unterlagen zu sehen, ist eine einfache Prüfung. Und eine nützliche.

KammermitgliedschaftHandels- und Industrieunternehmen sind in der Regel Mitglied einer örtlichen Handelskammer oder Industriekammer. Kammerunterlagen und von Kammern ausgestellte Dokumente können weitere Belege über das Unternehmen und seine Tätigkeit stützen.

Was jede Unterlage belegen kann und was nichtEin Registereintrag belegt, dass eine juristische Person mit bestimmten Angaben zu einem bestimmten Datum existiert. Mehr belegt er nicht. Er zeigt nicht, dass das Unternehmen finanziell gesund ist, dass es herstellt, was es behauptet, oder dass es pünktlich liefert. Umgekehrt gilt ebenso: Ein ungewöhnlicher Befund ist kein Beweis für Fehlverhalten. Eine junge Eintragung kann auf eine Umstrukturierung zurückgehen. Ein abweichender Unternehmensgegenstand kann schlicht einen weit gefassten Gesellschaftszweck widerspiegeln. Wir behandeln Unterlagen als Bausteine eines Gesamtbilds, niemals als Urteil.

Bestätigen, wer für das Unternehmen zeichnen darfDie Zeichnungsbefugnis gehört zu den am häufigsten übersehenen Prüfungen. In der Türkei werden die Personen, die ein Unternehmen vertreten und verpflichten dürfen, sowie die Grenzen dieser Befugnis durch die eigenen Beschlüsse des Unternehmens festgelegt. Sie sind typischerweise in einem Unterschriftenzirkular (imza sirküleri) und in Registerbekanntmachungen dokumentiert.

Bevor Sie einen bedeutenden Vertrag unterschreiben, prüfen Sie, ob die unterzeichnende Person als vertretungsberechtigt eingetragen ist, ob ihre Befugnis Art und Wert des Vertrags abdeckt, ob eine gemeinschaftliche Zeichnung erforderlich ist und ob die Befugnis nicht durch eine spätere Bekanntmachung ersetzt wurde. Das dauert nicht lange.

Prüfen, ob das Bankkonto dem Unternehmen gehörtEmpfänger Ihrer Zahlung sollte dieselbe juristische Person sein, die in Ihrem Vertrag und auf Ihrer Rechnung steht. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie aufgefordert werden, auf ein Privatkonto, an ein Unternehmen mit anderem Namen oder auf ein Konto in einem anderen Land zu zahlen. Bestätigen Sie neue oder geänderte Bankdaten über einen separaten, vertrauenswürdigen Kanal, etwa eine Telefonnummer, die Ihnen bereits vorliegt. Viele Zahlungsbetrugsfälle beruhen auf abgefangenen E-Mails und nicht auf gefälschten Lieferanten. Diese Prüfung schützt Sie also auch dann, wenn der Lieferant vollkommen echt ist.

Auf Stimmigkeit über alle erhaltenen Unterlagen hinweg achtenEin Großteil der Prüfung ist ein Abgleich auf Stimmigkeit. Legen Sie die erhaltenen Dokumente nebeneinander und vergleichen Sie sie in folgenden Punkten:

* Firmierung und Rechtsform.

* Eingetragene Anschrift und Fabrikadresse.

* Steuernummer.

* Namen und Funktionen Ihrer Ansprechpartner.

* Name des Kontoinhabers.

* Zertifikate und die darauf genannte Gesellschaft.

Jede Unstimmigkeit wird zu einer schriftlichen Frage. Die meisten haben eine einfache Erklärung, etwa eine Konzerngesellschaft, die den Export abwickelt. Lassen Sie sie dokumentieren, bevor Sie zahlen.

Hersteller, Handelsunternehmen oder Vermittler?Die Art des Unternehmens bestimmt, was Sie prüfen. Ein Hersteller steuert die Produktion, daher sind seine Kapazität und seine Qualitätssysteme am wichtigsten. Ein Handelsunternehmen steuert Beschaffung und Logistik, daher müssen Sie wissen, mit welchen Fabriken es arbeitet und wie es diese steuert. Ein Vermittler übernimmt unter Umständen gar keine rechtliche Verantwortung für die Ware, weshalb der Vertrag klarstellen muss, wer sie trägt. Alle drei können gute Partner sein. Schwierig wird es, wenn ein Käufer glaubt, mit dem einen zu tun zu haben, und tatsächlich mit einem anderen verhandelt.

Eine praktische Prüf-ChecklisteVor der ersten Zahlung an einen neuen türkischen Lieferanten sollten Sie jeden Punkt dieser Liste abhaken können oder einen dokumentierten Grund haben, warum nicht:

1. Vollständige Firmierung, Rechtsform, eingetragene Anschrift und Steuernummer sind schriftlich bestätigt.

2. Registereinträge bestätigen, dass das Unternehmen existiert, mit Angaben, die zu den erhaltenen Unterlagen passen.

3. Der eingetragene Unternehmensgegenstand passt zu dem, was Sie einkaufen, oder die Abweichung ist erklärt.

4. Die Person, die den Vertrag unterschreibt, ist aktuell vertretungsberechtigt und verfügt über ausreichende Befugnis.

5. Der Kontoinhaber ist der Vertragspartner, und die Bankdaten wurden über einen separaten Kanal bestätigt.

6. Sie wissen, ob Sie es mit einem Hersteller, einem Handelsunternehmen oder einem Vermittler zu tun haben.

7. Zertifikate wurden bei den ausstellenden Stellen geprüft, und ihr Geltungsbereich deckt den betreffenden Standort und die Tätigkeit ab.

8. Jede Unstimmigkeit wurde als Frage gestellt und schriftlich beantwortet.

9. Offene Fragen und Einschränkungen sind dokumentiert, sodass Sie genau wissen, was noch ungeprüft ist.

Umgang mit Lücken und fehlenden UnterlagenEine Prüfung ergibt selten eine lückenlose Akte. Manche Unterlagen sind womöglich nicht zugänglich, und Lieferanten antworten mitunter langsam. Die richtige Reaktion auf eine Lücke ist, sie festzuhalten, eine präzise Frage zu stellen und zu entscheiden, ob die verbleibende Unsicherheit für den Umfang der Bestellung vertretbar ist. Bei einer kleinen Probebestellung können einige offene Fragen in Ordnung sein. Bei einer hohen Anzahlung können dieselben Lücken rechtfertigen, abzuwarten, die Zahlungsbedingungen zu ändern oder weitere Belege anzufordern. Wie auch immer Sie entscheiden: Entscheiden Sie bewusst.

Wann Sie über die Unternehmensprüfung hinausgehen solltenDie Unternehmensprüfung bestätigt Identität und Vertretungsbefugnis. Sie ist der richtige erste Schritt bei jedem neuen Lieferanten, und bei einer kleinen Probebestellung kann sie ausreichen. Größere oder kritischere Bestellungen verdienen mehr: Recherche in amtlichen Quellen und die Einordnung durch einen Branchenexperten oder einen Besuch im Inneren der Anlage, um zu bestätigen, was dort tatsächlich geschieht und ob die Kapazität real ist.

Wie EnterTurkey Sie unterstützen kannEnterTurkey Lite bestätigt die eingetragene Identität und den Status, die Eigentümerstruktur sowie Identität und Vertretungsbefugnis des Vertreters des Lieferanten, innerhalb von 24 Arbeitsstunden (einem Arbeitstag). Pro ergänzt Recherchen in amtlichen Quellen, eine Außenprüfung der Adresse mit datierten Fotos und die Einordnung durch einen Branchenexperten, innerhalb von 48 Arbeitsstunden (zwei Arbeitstagen); dabei wird die Anlage nicht betreten und keine Kapazität bewertet. Enterprise ergänzt einen vereinbarten Besuch im Inneren der Anlage, mit Vorankündigung beim Lieferanten und bestätigtem Termin, sowie eine Prüfung der Produktionskapazität in festgelegtem Umfang, geliefert als Bericht und Management-Präsentation innerhalb von maximal 120 Arbeitsstunden (fünf Arbeitstagen). Wochenenden und gesetzliche Feiertage in der Türkei zählen nicht zu den Arbeitsstunden. Bei Lite und Pro erfährt der Lieferant nicht, wer die Prüfung beauftragt hat. Die Prüfung der Bankdaten bleibt, wie oben beschrieben, Ihr eigener Schritt. Jeder Bericht trennt unabhängig geprüfte Unterlagen von Angaben des Unternehmens und listet auf, was nicht geprüft werden konnte.

Hinter alldem steht ein Ziel. Wir haben EnterTurkey gegründet, um Käufern zu helfen sicherzustellen, dass ihr Geld beim richtigen Unternehmen ankommt, für die richtige Ware, und jede der oben genannten Prüfungen ist ein Weg, eine Zahlung zu schützen, bevor sie Ihr Konto verlässt.

Wenn Sie kurz davor stehen, mit einem türkischen Lieferanten zu unterschreiben, bestätigen Sie zuerst die juristische Person, den Unterzeichner und das Bankkonto. Wenn Sie vor Ihrer Zusage eine unabhängige Prüfung wünschen, können Sie diese bei EnterTurkey anfragen.