Türkiye'de yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce sorulacak soru aslında basit: Kiminle çalışıyorum ve bana söylenenlerin ne kadarı kanıtlanmış durumda? Profesyonel bir web sitesi ve iyi bir teklif olumlu işaretlerdir; ama kararı tek başlarına taşımazlar. Türk tedarikçi doğrulamanın amacı, ödeme yapılmadan önce varsayımların yerine belgelenmiş bilgiyi koymaktır.

Bu rehberi Türkiye'den ürün alan yabancı alıcılar ve onlar adına tedarikçi değerlendiren Türk ekipler için hazırladık. Önce şirket doğrulamasını, sonra fabrika denetimini anlatıyoruz.

Neden ödeme öncesi?Tedarikçi kaynaklı sorunların çoğunu önlemek, sonradan çözmekten çok daha kolaydır. Avans bir kez ödendiğinde her açık soru tedarikçinin iş birliğine bağlı hâle gelir. Teslim tarihleri kayabilir. Sınır ötesi alacak takibi ise zaman alır ve sonucu belirsizdir. Ödemeden önce ise belge isteyebilir, üretim sorumlusuyla görüşebilir ya da siparişi maliyetsiz bekletebilirsiniz.

1. Sözleşme yapacağınız tüzel kişiliği netleştirinMarka adı, ticari unvan ve web sitesi adı çoğu zaman birbirinden farklıdır. Bu yüzden sözleşmede ve faturada yer alacak tam ticari unvanı, şirket türüyle birlikte (örneğin A.Ş. ya da Ltd. Şti.) yazılı olarak isteyin.

Kayıtlı adresi, vergi kimlik numarasını ve kayıtlı olduğu ticaret sicil müdürlüğünü de sorun. Ardından teklif, proforma fatura, şirket profili ve e-posta imzasındaki bilgileri karşılaştırın. Bir tedarikçiyi incelerken ilk netleştirdiğimiz konulardan biri, firmanın üretici mi, dış ticaret firması mı, yoksa aracı mı olduğudur. Üçü de meşru olabilir; ama riskleri farklıdır.

2. Şirketin var ve faal olduğunu teyit edinTicaret sicili kayıtları ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanları; şirketin kuruluşunu, adres, sermaye ve yönetim değişikliklerini ve temsil yetkisine ilişkin kararları gösterir. Yeni kurulmuş olmak tek başına olumsuz değildir; yeter ki anlatılan geçmişle örtüşsün. Yirmi yıllık tecrübeden söz eden bir firma geçen yıl kurulmuşsa, yeniden yapılanma gibi açık bir gerekçesi olmalıdır.

Kayıtlı faaliyet konusunun ürünle uyumuna da bakın. Genel ticaret için kayıtlı bir firma ürünü iş ortakları üzerinden sağlayabilir; bu da kaliteyi ve teslimatı fiilen kimin kontrol ettiğini değiştirir.

3. İmza yetkisini kontrol edinŞirketi temsil ve ilzam etmeye yetkili kişiler ile bu yetkinin sınırları, şirket kararları ve imza sirküleri ile belirlenir. Önemli bir sözleşmeyi imzalamadan önce dört şeyi teyit edin. İmzalayan kişi yetkili temsilci mi? Yetkisi sözleşmenin türünü ve tutarını kapsıyor mu? Müşterek imza gerekiyor mu? Ve bu yetki hâlâ güncel mi?

4. Banka bilgilerini ayrı bir kanaldan doğrulayınÖdeme dolandırıcılıklarının önemli bir kısmı sahte tedarikçilerden değil, ele geçirilmiş e-posta yazışmalarından kaynaklanır. Banka hesabındaki alıcı adı, sözleşmedeki tüzel kişilikle aynı olmalıdır. Yeni ya da değişen banka bilgilerini, elinizde zaten bulunan bir telefon numarası gibi ayrı ve güvenilir bir kanaldan teyit edin. Şahıs hesabına, farklı unvanlı bir şirkete ya da üçüncü ülkedeki bir hesaba ödeme istenirse temkinli olun.

5. Gerçekleri beyanlardan ayırınKapasite rakamları, sertifikalar, referanslar ve fabrika fotoğrafları firmanın kendini tanıtma biçimidir. Bir kısmı bağımsız kaynaklardan doğrulanabilir, bir kısmı ancak ek kanıtla desteklenir.

Hangi kaydın kim tarafından ve ne zaman kontrol edildiğini not edin. Kapasite ve tecrübe beyanları, desteklenene kadar firma beyanı olarak kalır. Sertifikaları numarası ve düzenleyen kuruluşuyla isteyin; mümkünse kuruluştan teyit edin. Biri kanıtlar, diğeri açık sorular için iki liste tutun.

Dikkat gerektiren işaretler* Yazışma sırasında değişen banka bilgileri ya da sözleşmedeki firmadan farklı bir alıcı adı.

* Temel kayıt bilgilerini paylaşmakta isteksizlik.

* Fiyatı ya da üretim sırasını korumak için acele ödeme baskısı.

* Benzer tekliflerin çok altında, açıklaması olmayan fiyatlar.

* Belgeler arasında tutarsız unvan, adres ya da muhatap kişiler.

Bunların hiçbiri tek başına usulsüzlük kanıtı değildir. Ama her biri, ödemeden önce net bir soru sorup yazılı cevap beklemek için bir nedendir.

Türkiye fabrika denetimi: ne zaman gerekir?Masa başı araştırma şirketin varlığını, arkasındaki kişileri ve belgelerin tutarlılığını ortaya koyabilir. Üretim alanını ise her zaman gösteremez. Sipariş kapasiteye, süreç kontrolüne ya da belgelerle kanıtlanamayacak bir kaliteye dayanıyorsa fiziksel ziyaret değer kazanır: büyük bir ilk sipariş, özel üretim bir ürün, sıkışık bir teslim tarihi ya da işiniz için kritik hâle gelecek bir tedarikçi gibi.

Ziyaretten önce kapsamı belirleyinAsıl iş, kimse yola çıkmadan önce yapılır. Tesisin adresini ve işleten tüzel kişiliği teyit edin. Ürününüz için önemli üretim adımlarını belirleyin; hangilerinin firma içinde, hangilerinin fason yapıldığını netleştirin. Kontrol edilmesini istediğiniz kapasite ve operasyon beyanlarını yazılı bir listeye dökün. Fotoğraf ve video izinlerini ve rapor formatını da önceden kararlaştırın.

Sahada nelere bakılır?Fabrika denetimi genel bir izlenim değil, firmanın söyledikleriyle sahada görülenlerin yapılandırılmış bir karşılaştırmasıdır. Ürüne göre değişmekle birlikte şu alanlar önem taşır: tesisin belgelerdeki adres ve firmayla uyumu, ilgili adımlardaki ekipman ve iş akışı, üretim planlamasından ve kaliteden sorumlu kişiler, giriş kontrolü, ara ve son kontrol kayıtları, izlenebilirlik ve fason iş ortaklarının nasıl yönetildiği.

Aynı fabrika, sektöre göre çok farklı değerlendirilebilir. Otomotivde süreç tutarlılığı ve izlenebilirlik, tekstilde malzeme, iş akışı, bitim işlemleri ve fason üretim, mühendislik ve enerji ekipmanlarında ise teknik yeterlilik, test imkânları ve dokümantasyon öne çıkar.

Fabrika denetiminde sık yapılan hatalar* Üretim tesisi yerine showroom'u ziyaret etmek. Bazı firmaların ofisi ya da numune odası bir yerde, üretimi başka yerdedir. Ziyaret, ürününüzü üretecek tesisi kapsamalı.

* Önceden kurgulanmış kısa bir tura razı olmak. Erişilecek alanları ve üretim adımlarını önceden kararlaştırın.

* Beyanları önceden yazıya dökmemek. Kapasite, ekipman ve fason üretim beyanları not edilmezse gözlemleri karşılaştıracak ölçüt kalmaz.

* İlgili üretimin olmadığı bir günde ziyaret etmek. Boş bir hat çok az şey söyler. Mümkünse benzer bir işin yapıldığı güne planlayın ya da bunu raporda belirtin.

* Raporu "geçti/kaldı" diye okumak. Gerçek fabrikalar nadiren tek bir hükme sığar. Önemli olan, neyin doğrulanıp neyin doğrulanamadığı ve bunun sipariş için anlamıdır.

Raporun sınırlarını bulgular kadar dikkatli okuyunBir ziyaret, tek bir tesisin belirli bir andaki görüntüsüdür. Güvenilir bir rapor; erişilemeyen alanları, yalnızca anlatılan belgeleri, gözlemlenen üretimin sizin ürününüz olup olmadığını ve doğrulanmamış beyanları açıkça yazar. Bu sınırlar zayıflık değildir; kalan riskin nerede olduğunu gösterir.

İnceleme derinliğini karara göre seçinHer sipariş aynı derinlikte inceleme gerektirmez. EnterTurkey bu yüzden kapsamı ve süresi sabit üç inceleme paketi sunar:

* Lite: kayıtlı kimlik ve şirket durumu, ortaklık yapısı, tedarikçi temsilcisinin kimliği ve yetkisi; 24 iş saati (1 iş günü) içinde. Adres ziyareti, tesise giriş ve kapasite değerlendirmesi içermez.

* Pro: Lite'ın tamamına ek olarak resmî kaynak araştırması, tarihli fotoğraflarla adresin dışarıdan kontrolü ve sektör uzmanı yorumu; 48 iş saati (2 iş günü) içinde. Tesis içi inceleme ve kapasite değerlendirmesi içermez.

* Enterprise: Pro'nun tamamına ek olarak tedarikçiye önceden bildirilen ve randevusu teyit edilen bir tesis içi ziyaret ile kapsamı belirlenmiş üretim kapasitesi incelemesi; rapor ve yönetici sunumu olarak, en fazla 120 iş saati (5 iş günü) içinde.

İş saatlerine hafta sonları ve Türkiye'deki resmî tatiller dâhil değildir. Lite ve Pro incelemelerinde tedarikçiye incelemeyi kimin talep ettiği söylenmez. Banka bilgilerinin kontrolü paketlerin parçası değildir; yukarıda anlattığımız gibi sizin atmanız gereken bir adımdır. Her raporda bağımsız olarak kontrol edilen kayıtlar ile firmanın sağladığı bilgiler ayrı tutulur ve kontrol edilemeyen noktalar açıkça yazılır.

EnterTurkey'yi tek bir amaçla kurduk: alıcıların parasının doğru şirkete, doğru ürün için gitmesine yardımcı olmak. Bu yazıdaki her kontrol, bir ödemeyi hesabınızdan çıkmadan önce korumak için var.

Türkiye'deki bir tedarikçiye ödeme yapmak üzereyseniz önce tüzel kişiliği, imza yetkisini ve banka hesabını teyit edin. Ödemeden önce bağımsız bir inceleme isterseniz EnterTurkey'den talep edebilirsiniz.