Türk şirket doğrulama: bir tedarikçinin gerçek, kayıtlı ve yetkili olduğu nasıl teyit edilir?

Türkiye'deki yeni bir tedarikçiyle sözleşme imzalamadan önce üç temel gerçeğin netleşmesi gerekir. Şirket bir tüzel kişilik olarak vardır. Gerçekten sözleşme yaptığınız tüzel kişilik odur. Ve muhatabınız şirket adına hareket etmeye yetkilidir. Bariz mi? Evet. Ama sınır ötesi sorunların pek çoğu tam da burada başlar. Türk şirket doğrulama, herhangi bir para el değiştirmeden önce bu gerçekleri güvenilir kaynaklardan tespit etmek demektir.

Aşağıda: neler istenmeli, hangi kayıtlar önemlidir, her biri neyi kanıtlar ve eksikliklerle nasıl başa çıkılır.

Tam ticari unvanla başlayınTürk bir tedarikçi; kayıtlı ticari unvanından farklı bir marka adı, ticari isim ve web sitesi adı kullanabilir. Ticari unvan genellikle şirket türüyle biter; örneğin "Anonim Şirketi" (A.Ş.) ya da "Limited Şirketi" (Ltd. Şti.). Farklı sorumluluk sonuçları doğuran şahıs işletmeleri ve şahıs şirketleri de mevcuttur.

Bu yüzden tam ticari unvanı, şirket türü dâhil, tam olarak sicile kayıtlı hâliyle isteyin. Kayıtlı adresi, vergi kimlik numarasını ve şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicil müdürlüğünü de isteyin. Ardından bu bilgileri sözleşmenizde, satın alma siparişinizde ve ödeme talimatlarınızda harfi harfine, tutarlı biçimde kullanın.

Bir Türk şirketini teyit etmeye yardımcı olan kayıtlarÇeşitli resmî kayıt türleri, bir şirketin varlığını ve temel bilgilerini teyit etmeye yardımcı olabilir. Hangilerine ve nasıl erişebileceğiniz, kayda ve kimin sorguladığına bağlıdır. Önemli olan, her birinin size ne söylediğini bilmektir.

Ticaret sicili kayıtlarıTürk şirketleri bir ticaret sicil müdürlüğüne kayıtlıdır. Sicil kayıtları; şirketin ticari unvanını, türünü, kayıtlı adresini ve kayıtlı faaliyet konusunu, zaman içindeki değişikliklerle birlikte gösterir.

Türkiye Ticaret Sicili GazetesiKuruluş ya da adres, sermaye, yönetim veya imza yetkisi değişiklikleri gibi önemli şirket olayları Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nde ilan edilir. Bu ilanlar, şirketin bir zaman çizelgesini oluşturmanıza yardımcı olur ve şirketi temsil etmeye kimlerin yetkilendirildiğini gösterir.

Vergi kaydıHer şirketin bir vergi kimlik numarası vardır. Faturada, sözleşmede ve resmî kayıtlarda aynı numarayı görmek temel bir kontroldür. Aynı zamanda da işe yarar bir kontroldür.

Oda üyeliğiTicari ve sınai şirketler genellikle yerel bir ticaret odasına ya da sanayi odasına üyedir. Oda kayıtları ve odaların düzenlediği belgeler, şirket ve faaliyeti hakkındaki diğer kanıtları destekleyebilir.

Her kayıt neyi kanıtlar, neyi kanıtlamaz?Bir sicil kaydı, belirli bir tarihte belirli bilgilere sahip bir tüzel kişiliğin var olduğunu kanıtlar. Kanıtladığı bundan ibarettir. Şirketin finansal açıdan sağlıklı olduğunu, iddia ettiği ürünleri ürettiğini ya da zamanında teslim edeceğini göstermez. Tersi de geçerlidir: olağandışı bir bulgu, usulsüzlüğün kanıtı değildir. Yeni bir kayıt, bir yeniden yapılanmayı yansıtıyor olabilir. Farklı bir kayıtlı faaliyet konusu ise yalnızca geniş tutulmuş bir şirket amacını yansıtıyor olabilir. Kayıtları her zaman bir tablonun yapı taşları olarak ele alırız, asla bir hüküm olarak değil.

Şirket adına kimin imza atabileceğini teyit edinİmza yetkisi, en çok göz ardı edilen kontrollerden biridir. Türkiye'de şirketi temsil ve ilzam etmeye yetkili kişiler ile bu yetkinin sınırları şirketin kendi kararlarıyla belirlenir. Bunlar genellikle imza sirkülerinde ve sicil ilanlarında belgelenir.

Önemli bir sözleşme imzalamadan önce; imzalayan kişinin yetkili temsilci olarak kayıtlı olduğunu, yetkisinin sözleşmenin türünü ve tutarını kapsadığını, müşterek imza gerekip gerekmediğini ve yetkinin daha sonraki bir ilanla değiştirilmediğini kontrol edin. Uzun sürmez.

Banka hesabının şirkete ait olduğunu kontrol edinÖdemenizin alıcısı, sözleşmenizde ve faturanızda yer alan tüzel kişilikle aynı olmalıdır. Bir şahıs hesabına, farklı unvanlı bir şirkete ya da başka bir ülkedeki bir hesaba ödeme yapmanız istenirse özellikle dikkatli olun. Yeni ya da değişen banka bilgilerini, elinizde zaten bulunan bir telefon numarası gibi ayrı ve güvenilir bir kanaldan teyit edin. Ödeme dolandırıcılıklarının çoğu sahte tedarikçilerden değil, ele geçirilmiş e-postalardan kaynaklanır. Bu nedenle bu kontrol, tedarikçi tamamen gerçek olsa bile sizi korur.

Aldığınız her şeyde tutarlılık arayınDoğrulamanın büyük bölümü bir tutarlılık çalışmasıdır. Aldığınız belgeleri yan yana koyun ve şu noktalarda karşılaştırın:

* Ticari unvan ve şirket türü.

* Kayıtlı adres ve fabrika adresi.

* Vergi kimlik numarası.

* Muhatap olduğunuz kişilerin adları ve görevleri.

* Banka hesabındaki alıcı adı.

* Sertifikalar ve sertifikalarda adı geçen tüzel kişilik.

Her tutarsızlık yazılı bir soruya dönüşür. Çoğunun, ihracatı yürüten bir grup şirketi gibi basit bir açıklaması vardır. Ödeme yapmadan önce bunu belgeye bağlayın.

Üretici, dış ticaret firması mı, aracı mı?İşletmenin türü, neyi doğruladığınızı değiştirir. Üretici üretimi kontrol eder; bu yüzden kapasitesi ve kalite sistemleri en önemli konulardır. Dış ticaret firması tedariği ve lojistiği kontrol eder; bu yüzden hangi fabrikalarla çalıştığını ve onları nasıl yönettiğini bilmeniz gerekir. Aracı ise mallar için hiçbir hukuki sorumluluk üstlenmeyebilir; bu da sorumluluğun kimde olduğunu sözleşmenin açıkça belirtmesi gerektiği anlamına gelir. Üçü de iyi birer iş ortağı olabilir. Sorun, bir alıcı birisiyle çalıştığını düşünürken aslında bir başkasıyla çalıştığında başlar.

Pratik bir doğrulama kontrol listesiTürk bir tedarikçiye yapacağınız ilk ödemeden önce bu listedeki her maddeyi işaretleyebilmeli ya da işaretleyememeniz için belgelenmiş bir gerekçeniz olmalıdır:

1. Tam ticari unvan, şirket türü, kayıtlı adres ve vergi kimlik numarası yazılı olarak teyit edildi.

2. Sicil kayıtları, şirketin var olduğunu ve bilgilerinin aldığınız belgelerle tutarlı olduğunu teyit ediyor.

3. Kayıtlı faaliyet konusu satın aldığınız ürünle tutarlı ya da aradaki fark açıklandı.

4. Sözleşmeyi imzalayan kişi, yeterli yetkiye sahip güncel bir yetkili temsilci.

5. Banka hesabındaki alıcı, sözleşme yapılan tüzel kişilik ve banka bilgileri ayrı bir kanaldan teyit edildi.

6. Bir üreticiyle mi, dış ticaret firmasıyla mı, yoksa aracıyla mı çalıştığınızı biliyorsunuz.

7. Sertifikalar, düzenleyen kuruluşlarla karşılaştırılarak kontrol edildi ve kapsamları ilgili tesisi ve faaliyeti kapsıyor.

8. Her tutarsızlık bir soru olarak iletildi ve yazılı olarak cevaplandı.

9. Açık sorular ve sınırlılıklar kaydedildi; böylece neyin doğrulanmamış kaldığını tam olarak biliyorsunuz.

Eksiklikler ve bulunamayan kayıtlarla başa çıkmakDoğrulama nadiren kusursuz bir dosya ortaya çıkarır. Bazı kayıtlara erişilemeyebilir, tedarikçiler de cevap vermekte yavaş kalabilir. Bir eksikliğe verilecek doğru tepki; onu kaydetmek, net bir soru sormak ve kalan belirsizliğin siparişin büyüklüğü için kabul edilebilir olup olmadığına karar vermektir. Küçük bir deneme siparişi için birkaç açık soru sorun olmayabilir. Büyük bir avans için aynı eksiklikler beklemeyi, ödeme koşullarını değiştirmeyi ya da ek kanıt istemeyi haklı kılabilir. Kararınız ne olursa olsun, bilerek verin.

Şirket doğrulamasının ötesine ne zaman geçilmeli?Şirket doğrulaması kimliği ve yetkiyi teyit eder. Her yeni tedarikçi için doğru ilk adımdır ve küçük bir deneme siparişi için yeterli olabilir. Daha büyük ya da daha kritik siparişler daha fazlasını hak eder: resmî kaynak araştırması ve bir sektör uzmanının yorumu ya da tesiste fiilen ne olduğunu ve kapasitenin gerçek olup olmadığını teyit etmek için bir tesis içi ziyaret.

EnterTurkey nasıl yardımcı olabilir?EnterTurkey Lite; kayıtlı kimliği ve şirket durumunu, ortaklık yapısını ve tedarikçi temsilcisinin kimliği ile yetkisini 24 iş saati (bir iş günü) içinde teyit eder. Pro; buna resmî kaynak araştırması, tarihli fotoğraflarla adresin dışarıdan kontrolü ve sektör uzmanı yorumunu ekler ve 48 iş saati (iki iş günü) içinde tamamlanır; tesise girmez ve kapasite değerlendirmesi yapmaz. Enterprise; tedarikçiye önceden bildirilen ve randevusu teyit edilen, üzerinde mutabık kalınmış bir tesis içi ziyaret ile kapsamı belirlenmiş bir üretim kapasitesi incelemesi ekler ve en fazla 120 iş saati (beş iş günü) içinde rapor ve yönetici sunumu olarak teslim edilir. İş saatlerine hafta sonları ve Türkiye'deki resmî tatiller dâhil değildir. Lite ve Pro incelemelerinde tedarikçiye incelemeyi kimin talep ettiği söylenmez. Banka bilgilerinin kontrolü, yukarıda anlatıldığı gibi sizin atmanız gereken bir adım olarak kalır. Her rapor, bağımsız olarak kontrol edilen kayıtları şirketin sağladığı bilgilerden ayırır ve kontrol edilemeyen noktaları listeler.

Tüm bunların arkasında tek bir amaç var. EnterTurkey'yi, alıcıların paralarının doğru şirkete, doğru ürün için ulaştığından emin olmalarına yardımcı olmak için kurduk; yukarıdaki her kontrol, bir ödemeyi hesabınızdan çıkmadan önce korumanın bir yoludur.

Türk bir tedarikçiyle sözleşme imzalamak üzereyseniz işe tüzel kişiliği, imza yetkilisini ve banka hesabını teyit ederek başlayın. Taahhüde girmeden önce bağımsız bir inceleme isterseniz EnterTurkey'den talepte bulunabilirsiniz.