Tedarikçi dolandırıcılığı çoğu zaman sahte bir fabrikayla değil, gerçek bir firmanın adıyla, ikna edici bir e-postayla ve başka birine ait bir banka hesabıyla yapılır. Sahte tedarikçiye para kaptıran alıcılar genellikle araştırmayı tamamen atlamış değildir: firmayı aramış, gerçek bir unvan, vergi numarası ve adres bulmuştur. Kontrol edilmeyen şey, karşıdaki kişinin, önlerindeki belgelerin ve proformadaki banka hesabının aynı firmaya ait olup olmadığıdır.

Sahte firma nasıl anlaşılır sorusunun tek bir yanıtı yoktur; birkaç işaretin birlikte değerlendirilmesi gerekir. Bu kontrol listesi, Türkiye’den alım yaparken ödeme öncesinde dikkat etmeniz gereken 10 uyarı işaretini bir araya getiriyor. Her biri için nasıl göründüğünü, neden önemli olduğunu ve nasıl kontrol edebileceğinizi anlatıyoruz. “Bu firma güvenilir mi?” diye soruyorsanız listenin tamamını uygulayın: tek bir uyarı işareti durup sorgulamak için, iki veya daha fazlası ise net yanıt alana kadar ödemeyi durdurmak için yeterli bir nedendir.

Ödeme dolandırıcılığının genel işleyişi için Türkiye’den alımda ödeme dolandırıcılığı rehberimize, adım adım doğrulama süreci için tedarikçi doğrulama nedir yazımıza göz atabilirsiniz.

Bir bakışta 10 uyarı işareti1. Banka hesabının sahibi, firmanın ticari unvanı değil.

2. Hesap bir şahsa ait ya da başka bir ülkede.

3. Sipariş ortasında banka bilgilerini değiştiren bir e-posta geliyor.

4. Yazışmalar benzer bir alan adından veya ücretsiz bir e-posta hesabından geliyor.

5. Firma gerçek, ancak muhatabınız firmayı temsile yetkili değil.

6. Belgeler ticaret sicili kayıtlarıyla uyuşmuyor.

7. Bir aracı (dış ticaret) firması kendini üretici olarak tanıtıyor.

8. Fiyat piyasanın çok altında ve kapora için acele ettiriliyor.

9. Tedarikçi görüntülü görüşmeyi, ziyareti veya bağımsız doğrulamayı reddediyor.

10. Web sitesi yepyeni veya kopya; stok fotoğraflar ve doğrulanamayan fuar iddiaları var.

1. uyarı işareti: Hesap sahibi başka bir şirketTeklif bir firmadan geliyor, ancak proforma fatura sizden farklı unvanlı başka bir şirketin hesabına ödeme yapmanızı istiyor. Genellikle hazır bir açıklama da vardır: kardeş şirket, grubun finans şirketi, ihracat ortağı ya da “vergisel nedenlerle” kullanılan bir hesap.

Türkiye’deki bir şirkete yapılacak ödeme, o şirketin kendi ticari unvanına açılmış bir hesaba gitmelidir. Para farklı bir tüzel kişiye ulaştığında hesap sahibiyle aranızda bir sözleşme yoktur ve mal gelmezse elinizdeki imkânlar çok sınırlıdır. Makul görünen bir açıklama bu gerçeği değiştirmez. Örnek raporumuzdaki kurgusal vaka tam olarak budur: gerçek ve faal bir üreticinin proformasında hesap sahibi olarak başka bir şirket yazıyordu.

Hesap sahibi nasıl kontrol edilir?* Proformadaki lehtar adını, sicildeki ticari unvanla harf harf karşılaştırın.

* Bankanıza, havale gönderilmeden önce lehtar adının teyit edilip edilemeyeceğini sorun.

* Tedarikçi ilişkili bir şirkette ısrar ediyorsa yetkili imzalı ve antetli kâğıtta yazılı bir açıklama isteyin; bunu bağımsız olarak bulduğunuz bir numarayı arayarak teyit edin.

2. uyarı işareti: Şahıs hesabı veya yurt dışındaki hesapÖdemeyi şirkete değil bir kişiye yapmanız isteniyor ya da tedarikçi Türkiye’de kayıtlı olduğu hâlde hesap üçüncü bir ülkede bulunuyor. Türk IBAN’ları 26 karakterdir ve TR ile başlar; Türkiye’deki bir tedarikçi için başka bir ülke koduyla başlayan IBAN ikna edici bir açıklama gerektirir.

Burada meşru bir istisna var. Şahıs şirketi tek bir kişiye aittir; bu nedenle işletme sahibinin adına açılmış bir hesap doğru olabilir. Belirleyici olan, hesap sahibinin kayıtlı işletme sahibi olup olmadığıdır. Limited şirket (Ltd. Şti.) veya anonim şirket (A.Ş.) için ise ticari ödemelerin bir kişinin, hatta şirket müdürünün kişisel hesabına yapılması olağan bir uygulama değildir.

Şahıs veya yurt dışı hesabı nasıl kontrol edilir?* Şirket türünü unvandan ve sicil kaydından öğrenin. Kişi adına ödeme yalnızca şahıs şirketinde olağandır.

* Şahıs şirketinde hesap sahibinin kayıtlı işletme sahibiyle aynı kişi olduğunu doğrulayın; bu kişinin 11 haneli T.C. kimlik numarası aynı zamanda vergi numarasıdır.

* Türkiye dışındaki bir hesabı, tedarikçi nedenini yazılı olarak açıklayıp bu açıklama doğrulanana kadar doğrulanmamış kabul edin.

3. uyarı işareti: Sipariş ortasında “yeni hesap bilgilerimiz” e-postasıSipariş sürerken mevcut yazışmanın içine bir mesaj düşer: denetim, banka değişikliği veya döviz sorunu nedeniyle hesap değişmiştir. Mesaj gerçek bir yazışmanın devamıdır, doğru isimleri kullanır ve ikna edici, güncellenmiş bir proforma ekler.

Bu, iş e-postası dolandırıcılığının (business email compromise) tipik görüntüsüdür: dolandırıcı tedarikçinin ya da alıcının e-posta kutusuna erişmiştir veya onu taklit etmektedir. Tehlikelidir, çünkü ilişkiye zaten güvenirsiniz ve değişiklik genellikle büyük bir ödemenin hemen öncesine denk gelir.

Banka bilgisi değişikliği nasıl teyit edilir?* Değişikliği asla o e-postayı yanıtlayarak veya e-postada verilen numarayı arayarak teyit etmeyin.

* Tedarikçiyi, daha önce kullandığınız kayıtlı web sitesi veya resmî kayıtlar gibi bağımsız bir kaynaktan bulduğunuz numaradan arayın ve tanıdığınız bir kişiden yeni bilgileri teyit etmesini isteyin.

* Yeni hesabın da şirketin ticari unvanına ait olduğunu kontrol edin; değilse 1. veya 2. uyarı işareti de geçerlidir.

4. uyarı işareti: Benzer alan adları ve ücretsiz e-postaMuhatabınız Gmail, Hotmail veya Yandex adresinden yazıyor ya da firmanın gerçek alan adından tek bir harf, bir tire veya farklı bir uzantıyla (örneğin .com.tr yerine .com) ayrılan bir adres kullanıyor.

Birçok küçük ve gerçek tedarikçi ücretsiz e-posta kullanır; bu nedenle tek başına zayıf bir işarettir. Firmanın kendi alan adı olduğu hâlde muhatabınızın bunu kullanmaması ya da alan adının “neredeyse” doğru görünmesi durumunda ciddileşir. Benzer alan adları ucuza alınır ve telefon ekranında fark edilmesi zordur.

E-posta alan adı nasıl kontrol edilir?* Yalnızca görünen adı değil, gönderenin tam adresini okuyun ve firmanın web sitesindeki alan adıyla karşılaştırın.

* Alan adının ne zaman kaydedildiğine bakın. İlk temastan birkaç hafta önce alınmış bir alan adı yakından incelenmeyi hak eder.

* Firmayı bağımsız olarak bulduğunuz bir numaradan arayıp çalışanlarının hangi e-posta adreslerini kullandığını sorun.

5. uyarı işareti: Firma gerçek, muhatap yetkisizFirmaya dair her şey doğru çıkar: unvan, vergi numarası, adres ve geçmiş gerçektir. Ancak sizinle pazarlık eden kişi orada çalışmıyordur ya da çalışsa bile sözleşme imzalama veya ödeme koşullarını değiştirme yetkisi yoktur. En zarar verici biçimi kimlik ödünç almadır: biri gerçek bir firmanın bilgileri, kataloğu ve fabrika fotoğraflarıyla siparişi alır, ardından faturayı başka bir firmadan keser.

Sicil araması temiz çıktığı için bu işaret kolayca gözden kaçar. Temiz bir sicil kaydı firmanın var olduğunu kanıtlar; muhatabınızın o firma adına hareket edip edemeyeceği hakkında ise hiçbir şey söylemez.

Temsilcinin yetkisi nasıl kontrol edilir?* Firmayı kimin, tek başına mı yoksa müştereken mi ve hangi sınırlar içinde temsil edebileceğini gösteren imza sirkülerini isteyin.

* Muhatabınız imza sirkülerinde yer almıyorsa noterde düzenlenmiş vekaletnameyi isteyin ve yaptığı işlemi kapsayıp kapsamadığını kontrol edin.

* Firmayı bağımsız olarak bulduğunuz bir numaradan arayıp bu kişinin orada çalışıp çalışmadığını ve firma adına hareket etmeye yetkili olup olmadığını sorun.

* Sözleşmenin tarafı, faturayı kesen ve banka hesabının sahibi aynı tüzel kişi olmalıdır.

6. uyarı işareti: Belgeler sicil kaydıyla çelişiyorProformadaki unvanda bir kelime eksik, vergi dairesi teklifteki ile farklı, MERSİS numarası başka bir şirkete ait ya da adres kayıtlı adresten farklı bir şehirde. Sertifikaların düzenleyeni bulunamıyor veya PDF’lerde düzenleme izleri var.

Dolandırıcılar çoğu zaman gerçek sicil bilgilerini kopyalayıp tek bir unsuru, genellikle kendi işlerine yarayanı değiştirir. Bu yüzden küçük tutarsızlıklar önemsiz yazım hataları değildir; çoğu zaman ödünç alınmış veya değiştirilmiş bir kimliğin görünen tek izidir.

Belgeler resmî kayıtlarla nasıl karşılaştırılır?* Ticari unvan, 10 haneli vergi kimlik numarası (VKN), vergi dairesi, 16 haneli MERSİS numarası ve adresin teklif, proforma, sözleşme ve faturada birebir aynı olduğunu doğrulayın.

* Vergi levhasını isteyin ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın doğrulama hizmeti üzerinden kontrol edin.

* Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirketin kuruluş ilanına ve özellikle siparişinizden kısa süre önce yapılmış müdür, ortak veya adres değişikliklerine bakın.

Bu terimlerin her birinin anlamını ve alıcı açısından neden önemli olduğunu sözlüğümüzde bulabilirsiniz.

7. uyarı işareti: Kendini fabrika gibi gösteren aracı firmaTedarikçi kendini fabrika olarak tanıtır, üretim fotoğrafları paylaşır ve “makinelerimizden” söz eder; ama üretim alanını gösteremez. Kayıtlı adresi şehir merkezinde bir ofistir ve kayıtlı faaliyet konusu toptan ticarettir.

Aracı firmalar Türkiye’deki tedarik zincirlerinin meşru ve çoğu zaman faydalı bir parçasıdır. Sorun yanlış beyandır. Doğrudan üreticiden aldığınızı düşünüyorsanız gizli bir marj ödüyor olabilirsiniz; asıl üretici üzerinde kontrolünüz ve kalite konusunda başvuru imkânınız olmayabilir. Üstelik ne olduğu konusunda sizi yanıltan bir tedarikçinin başka konularda da yanıltıyor olabileceğini hesaba katmak gerekir.

Gerçekten üretici olup olmadığı nasıl anlaşılır?* Ticaret veya sanayi odası kaydındaki faaliyet konusuna bakın; üretici olduğunu söyleyen bir firmanın kaydında normalde buna uygun bir üretim faaliyeti yer alır.

* Sanayi odasından alınmış bir kapasite raporu olup olmadığını sorun ve rapordaki adresi sicil kaydıyla karşılaştırın.

* Arada bir aracı varsa üreticiden yazılı yetki belgesi isteyin ve bunu doğrudan üreticiyle teyit edin.

8. uyarı işareti: Süresi dolmak üzere olan “kaçırılmaz” fiyatFiyat diğer tedarikçilerin tekliflerinin çok altındadır ve baskıyla birlikte gelir: stok sınırlıdır, fiyat yalnızca bugün geçerlidir ya da hemen kapora yatırılmazsa üretim sırası kaybedilecektir. Bazen ilk sipariş için bedelin tamamının peşin ödenmesi istenir.

Aciliyetin amacı kontrol etmenizi engellemektir. Yerleşik bir üreticinin yeni bir alıcıdan birkaç saat içinde tam ödeme almaya nadiren ihtiyacı olur; piyasanın çok altındaki bir fiyat ise genellikle beklediğinizden farklı bir ürün ya da hiç ürün olmadığı anlamına gelir. Kısmi avans yaygındır; ilk siparişte tamamen peşin ödeme talebi ise sorgulanmalıdır.

Fiyat ve kapora baskısına nasıl yanıt verilir?* Aynı teknik özellikler için en az iki farklı tedarikçiden teklif alıp karşılaştırın.

* Doğrulamaya zaman bırakmayan son tarihleri kabul etmeyin; gerçek bir tedarikçi bir iki gün bekler.

* Koruyucu koşullar önerin: küçük bir ilk sipariş, akreditif ya da bakiyenin sevk belgeleri veya bağımsız bir sevkiyat öncesi gözetim karşılığında ödenmesi.

9. uyarı işareti: Görüntülü görüşme, ziyaret ve bağımsız kontrol yokTedarikçi mesajlaşma uygulamalarında yazışmaktan memnundur, ancak tesisten canlı görüntülü görüşme yapmamak için her seferinde bir neden bulur. Fabrika ziyareti hiçbir zaman uygun değildir. Gözetim şirketinden veya bağımsız bir kontrolden söz ettiğinizde ton değişir ya da “hemen öderseniz” fiyat birden iyileşir.

Gerçek bir tedarikçinin işletmesini göstermek için her türlü nedeni vardır, çünkü sizinle uzun vadeli çalışmak ister. Doğrulamaya gösterilen direnç başlı başına bir bilgidir ve dolandırıcı firmayı ele veren en net işaretlerden biridir.

Tedarikçinin doğrulamaya açıklığı nasıl test edilir?* Tesisi, tabelayı ve üretim alanını gösteren canlı bir görüntülü görüşme isteyin ve gördüklerinizi kayıtlı adresle karşılaştırın.

* Tedarikçiye, ödeme öncesinde her yeni tedarikçiyi doğruladığınızı söyleyin ve tepkisine dikkat edin.

* Sipariş büyükse bakiye ödenmeden önce yerinde ziyaret veya üçüncü taraf gözetim ayarlayın.

10. uyarı işareti: Tutarsız web sitesi ve fuar hikâyesiWeb sitesi yakın zamanda kaydedilmiş, stok fotoğraflar veya başka firmaların sitelerinden alınmış görseller kullanıyor ve yalnızca bir cep telefonu numarası ile ücretsiz bir e-posta adresi veriyor. Bazen gerçek bir üreticinin sitesinin, biraz farklı bir alan adındaki neredeyse birebir kopyasıdır. Tedarikçi bilinen bir Türk fuarında stand açtığını da iddia edebilir ve firmayla ilişkilendirilemeyen stand fotoğrafları paylaşabilir.

Kopya siteler gerçek bir firmanın, sahte katılımcı iddiaları ise bir fuarın itibarını ödünç alır. İkisi de sahte tedarikçiye pek bir maliyet getirmez ve ilk görüşmede ikna edicidir.

Web sitesi ve fuar iddiaları nasıl kontrol edilir?* Fabrika ve ürün fotoğraflarını tersine görsel aramayla tarayın ve başka yerlerde kullanılıp kullanılmadığına bakın.

* Sitedeki adres, telefon ve unvanı sicil kaydıyla karşılaştırın. Kopya siteler çoğu zaman gerçek adresi korur, iletişim bilgilerini değiştirir.

* Fuar organizatörünün resmî web sitesindeki katılımcı listesinde firmanın tam unvanını veya ticari adını arayın.

Ödemeyi zaten yaptıysanız: ilk adımlarBu noktada her şeyden önemlisi hızdır. Kısaca:

* Hemen bankanızla iletişime geçin ve ödemenin geri çağrılmasını veya durdurulmasını isteyin.

* Her şeyi saklayın: tam başlık bilgileriyle e-postalar, faturalar, mesajlar, telefon numaraları ve ödeme dekontları.

* Hukuki destek alın; suç duyurusu ve olası bir hukuk davası seçenekleri için Türkiye’de bir avukata danışın.

* Paranızı ücret karşılığında “geri getirmeyi” vaat eden kişilere karşı dikkatli olun; bu çoğu zaman ikinci bir dolandırıcılıktır.

Bildirim yapma ve gerçek tedarikçiyle iletişime geçme dahil tüm adımları ödeme dolandırıcılığı rehberimizde ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.

Özet: ödeme öncesi uyarı işareti kontrol listesi* Yalnızca tedarikçinin tam ticari unvanına veya şahıs şirketinde kayıtlı işletme sahibinin adına açılmış hesaba ödeme yapın.

* Banka bilgisi değişikliklerini, bağımsız olarak bulduğunuz bir numaradan teyit edilene kadar doğrulanmamış kabul edin.

* Yalnızca görünen adı değil, gönderenin tam e-posta alan adını kontrol edin.

* Temsilcinin yetkisini imza sirküleri veya vekaletname ile doğrulayın.

* Unvan, VKN, MERSİS numarası, vergi dairesi ve adresi tüm belgelerde ve sicil kaydında karşılaştırın.

* Üreticiyle mi yoksa aracıyla mı çalıştığınızı netleştirin ve yanıtı doğrulayın.

* Aciliyeti ve piyasanın altındaki fiyatları yavaşlamak için bir neden olarak görün.

* Gerçek bir tedarikçinin görüntülü görüşmeye ve bağımsız doğrulamaya açık olmasını bekleyin.

Bağımsız kontrol ne zaman mantıklıdır?Bu kontrollerin çoğunu kendiniz yapabilirsiniz ve yapmalısınız. Ancak sicil kayıtlarını okumak, imza sirkülerini yorumlamak ve hesap sahibini doğru tüzel kişiyle eşleştirmek zaman ve deneyim ister; üstelik tedarikçinin koyduğu süre çoğu zaman aleyhinize işler.

EnterTurkey Lite, firmanın kimliğini ve sicil durumunu doğrular, muhatabınızın firmayı temsile yetkili olup olmadığını ve banka hesabı sahibinin adının firmayla eşleşip eşleşmediğini kontrol eder. Rapor 24 saat (1 iş günü) içinde, 199 $ karşılığında teslim edilir.

Pro paketi 499 $ karşılığında ve 48 saat (2 iş günü) içinde teslim edilir; resmî kaynak araştırması ve kayıtlı adresin dış cephe kontrolünü ekler. Büyük siparişler için Enterprise, 1.500 $’dan başlayan fiyatlarla yerinde ziyaret içerir. Lite ve Pro incelemelerinde incelemeyi kimin istediğini tedarikçiye açıklamayız. Bulguların nasıl sunulduğunu sipariş vermeden önce örnek raporda görebilirsiniz.

Sık sorulan sorularSahte firma nasıl anlaşılır?Önce sicil kaydını kontrol edin: ticari unvan, vergi numarası, MERSİS numarası, adres ve Ticaret Sicil Gazetesi geçmişi. Ardından muhatabınızın firmayı temsile yetkili olduğunu ve banka hesabının firmanın unvanına ait olduğunu doğrulayın. Dolandırıcılar gerçek firmaların bilgilerini sıkça kullandığı için yalnızca sicil kaydına bakmak yeterli değildir.

Bir firma güvenilir mi, ödeme öncesinde nasıl anlarım?Sözleşmenin tarafı, faturayı kesen ve banka hesabının sahibi aynı tüzel kişi mi, buna bakın. Firmayı bağımsız olarak bulduğunuz bir numaradan arayıp muhatabınızı ve banka bilgilerini teyit edin. Yeni bir tedarikçide küçük bir ilk sipariş veya akreditif gibi koruyucu ödeme koşulları riskinizi sınırlar.

Tedarikçinin şahıs hesabına ödeme yapmak normal mi?Yalnızca şahıs şirketinde olağandır; işletme tek bir kişiye ait olduğundan sahibinin adına açılmış hesap doğru olabilir. Bu durumda bile hesap sahibi kayıtlı işletme sahibi olmalıdır. Ltd. Şti. veya A.Ş. için ödeme şirketin ticari unvanına açılmış bir hesaba yapılmalıdır.

İmza sirküleri nedir, neden istemeliyim?İmza sirküleri, genellikle noter onaylı olan ve şirketi kimin, hangi sınırlar içinde temsil edebileceğini gösteren belgedir. Muhatabınızın şirketi bir sözleşmeyle veya ödeme koşullarıyla bağlayıp bağlayamayacağını gösterir. Kişi sirkülerde yoksa vekaletname isteyin ve kapsamını kontrol edin.

Tedarikçi e-postayla yeni banka bilgisi gönderdi. Ne yapmalıyım?Ödeme yapmayın ve teyit için o e-postayı yanıtlamayın. Tedarikçiyi bağımsız olarak bulduğunuz bir numaradan arayın ve tanıdığınız bir kişiden değişikliği teyit etmesini isteyin. Ardından yeni hesabın da şirketin ticari unvanına ait olduğunu kontrol edin.

EnterTurkey bir tedarikçiyi ne kadar sürede kontrol eder?Firma kimliği, sicil durumu, temsilcinin yetkisi ve banka hesabı sahibinin adını kapsayan Lite incelemesi 24 saat (1 iş günü) içinde, 199 $ karşılığında teslim edilir. Pro, 48 saat (2 iş günü) içinde ve 499 $ karşılığında resmî kaynak araştırması ile dış cephe adres kontrolünü ekler. 1.500 $’dan başlayan Enterprise ise yerinde ziyaret içerir.