Bir Türk tedarikçiye ilk kez para göndermeden önce ilk soru basittir: Bu şirket gerçekten var mı, tam bu unvanla mı kayıtlı ve hâlâ faal mi?

Türkiye'de bir şirketin tam profilini tek ekranda veren bir site yok. Bilgiler var ama birkaç resmi kayda dağılmış durumda. Bu rehberde hangi kayıtların olduğunu, her birinin neyi kanıtladığını ve birlikte nasıl kullanılacağını anlatıyoruz.

"Şirket sicili"ni oluşturan dört kayıt* MERSİS numarası: Ticaret Bakanlığı merkezi sicil sistemindeki 16 haneli numara. Şirketin merkezi ticaret siciline kayıtlı olduğunu kanıtlar.

* Ticaret Sicili Gazetesi: kuruluş, sermaye, adres, yönetici değişikliği ve tasfiye ilanlarının yayımlandığı resmi gazete. Şirketin geçmişini gösterir: ne zaman kuruldu, kim yönetiyor, ne değişti.

* Vergi numarası (VKN) ve vergi levhası: 10 haneli vergi numarası ve yıllık vergi levhası. Şirketin vergi mükellefi olduğunu, vergi dairesini ve ana faaliyetini kanıtlar.

* Oda kaydı: ticaret veya sanayi odası üyeliği. Şirketin yerel odaya kayıtlı olduğunu kanıtlar.

Bunların hiçbiri tek başına yeterli değildir. Vergi numarası geçerli olan bir şirket tasfiye hâlinde olabilir; gazete ilanı on yıllık olabilir. Dört kaydın birbiriyle uyuşması gerekir.

1. Marka adını değil, tam ticari unvanı alınTürk firmaları çoğu zaman kısa bir marka adıyla çalışır ("Yıldız Tekstil"), ama ticari unvan daha uzundur (örnek): "Yıldız Tekstil Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi". Sondaki şirket türü önemlidir:

* A.Ş.: anonim şirket

* Ltd. Şti.: limited şirket

* Hiçbiri yoksa: çoğu zaman şahıs işletmesidir; sözleşmeyi kiminle yaptığınız değişir.

Tedarikçiden tam unvanı, kayıtlı adresi, MERSİS numarasını ve vergi numarasını yazılı isteyin. Gerçek bir şirket bunları dakikalar içinde gönderir; zaten faturasında ve antetli kâğıdında yazar. Burada tereddüt ilk uyarı işaretidir.

2. MERSİS numarasını kontrol edinMERSİS numarası, Türkiye'de tek bir şirket numarasına en yakın şeydir (ayrıca yerel ticaret sicil numarası da vardır). 16 hane olduğunu, internet sitesinde, proforma faturada ve sözleşmede aynı numaranın yazdığını ve aynı unvana ait olduğunu kontrol edin.

Ayrıntı: MERSİS numarası nasıl sorgulanır.

3. Ticaret Sicili Gazetesi'nde şirketin geçmişini okuyunGazete, şirketin hayat hikâyesidir. Tam unvanla arayın ve şunlara bakın:

* Kuruluş tarihi. "30 yıllık firmayız" deyip 14 ay önce kurulmuş bir şirketin açıklaması olmalı.

* Yöneticiler ve imza yetkilileri. Sizinle görüşen kişi listede var mı?

* Yakın tarihli değişiklikler. Siparişten hemen önce yeni ortak, yeni adres veya büyük sermaye değişikliği sorulmaya değer.

* Tasfiye veya birleşme ilanları. Açıklanana kadar işi durdurmalıdır.

Ayrıntı: Ticaret Sicili Gazetesi nasıl okunur.

4. Vergi numarası ve vergi levhasını doğrulayınSon vergi levhasını isteyin. Unvan, vergi dairesi ve vergi numarasının diğer belgelerle aynı olduğunu, ana faaliyet kodunun aldığınız ürüne uyduğunu kontrol edin: toptancı olarak kayıtlı bir şirket fabrika değildir. Elektronik vergi levhası, üzerindeki doğrulama koduyla resmi sitede kontrol edilebilir.

Ayrıntı: Vergi levhası nasıl doğrulanır.

5. Kimin imza yetkisi var?İmza sirküleri, şirket adına kimin hangi sınırlar içinde imza atabileceğini gösteren noter onaylı belgedir. Sözleşmenizi imzalayan kişi bu belgede yoksa ileride sorun çıkabilir.

Ayrıntı: İmza sirküleri sorgulama.

6. Banka hesabının şirkete ait olduğundan emin olunEn pahalı dolandırıcılık sahte şirket değildir; gerçek bir şirketin adıyla başkasına ait bir banka hesabıdır. IBAN'daki hesap sahibi adı ticari unvanla birebir aynı olmalı. Banka bilgisi değişikliğini, e-postadaki numarayı değil kendi bulduğunuz numarayı arayarak teyit edin.

Yakın zamanda yaptığımız bir kontrolden: Müşterimizin tedarikçisi usulüne uygun kayıtlı bir Ltd. Şti. idi ve görüştüğü kişi şirketin resmî, kayıtlı bir çalışanıydı. Tek bir ayrıntı dışında her şey yerindeydi: ödeme, çalışanın şahsi IBAN'ına isteniyordu. Bu tek başına satıcının güvenilmez olduğunu kanıtlamaz. Ama özel bir hesaba yapılan ödeme şirkete yapılmış ödeme değildir: fatura yoktur, şirketin kayıtlarında görünmez ve bir sorun çıkarsa alıcının şirkete karşı hukuki dayanağı büyük ölçüde zayıflar. Müşterimiz tedarikçiden şirketin resmî IBAN'ını istedi ve satın almayı bu şekilde yaptı.

Sicilin size söylemedikleriResmi kayıtlar şirketin var olduğunu ve kimin yönettiğini kanıtlar. Şunları kanıtlamaz:

* fabrikasının olduğunu, işi fasona vermediğini,

* siparişinize yetecek kapasitesi olduğunu,

* bugün mali durumunun sağlam olduğunu,

* sizin gibi alıcılara daha önce teslimat yaptığını.

Belge kontrolünün bittiği yerde tedarikçi doğrulaması başlar.

10 dakikalık kontrol listesi1. A.Ş. veya Ltd. Şti. ile tam ticari unvan

2. 16 haneli MERSİS numarası, her belgede aynı

3. Gazete ilanları: kuruluş tarihi, yöneticiler, son değişiklikler

4. Vergi numarası ve güncel vergi levhası, faaliyet kodu ürüne uygun

5. İmza sirkülerinde imzacı

6. Banka hesabı sahibi = ticari unvan

7. Kayıtlı adres, size gösterilen adresle aynı

Biri uyuşmuyorsa, fark yazılı olarak açıklanana kadar para göndermeyin.

Sizin yerinize yapalımBunu sizin yerinize yapalım: Türk tedarikçi doğrulama hizmetimiz.

EnterTurkey, Avrupalı alıcılar için Türk şirketlerini kontrol eder. Lite kontrolümüz (199 USD, 24 saat / 1 iş günü) şirketin kayıtlı kimliğini ve güncel durumunu, sahiplik ve şirket geçmişini, görüştüğünüz temsilciyi ve ödeme hesabının kime ait olduğunu doğrular; hepsi tek bir İngilizce raporda. Pro (499 USD, 48 saat) resmî kaynak araştırması, fiziksel adresin dışarıdan ziyareti ve sektör yorumu ekler; Enterprise (1.500 USD'den başlayan, en fazla 120 saat) üzerinde anlaşılan tesis içi inceleme ve üretim kapasitesi gözlemleri ekler. Paketleri gör.